Schlagwort-Archiv: Archivsystem

Einsatzgebiete

  • Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten im Team.
  • Revisionsfähige Archivierung in Verbindung mit der ar:BOX.
  • Automatische und manuelle Kostenzuordnung in Verbindung mit ar:ZEIT.

Einsatzgebiete

  •  Archiv und Applikationsserver für ar:DOK und ar:ZEIT
  • Versionsfähiges Dokumenten-Archiv für andere Anwendungen über die SOAP-Schnittstellen
  • Typische Teamgröße ab 10 User bis hin zu mehrfach gestaffelten Teamhierarchien mit 1.000 Usern und mehr.
  • Mandantenfähig.

 

Funktionen

  • Extrem skalierbar, bei Bedarf werden einfach weitere Festplatten oder ggf. weitere Archiv-Server hinzugefügt. Sie fangen mit 10 Dokumenten an und merken auch bei 10 Millionen Dokumenten keinen nennenswerten Unterschied.
  • Geschlossenes Datenbank-System.
    Außer über Schnittstellen kann nur der Administrator im Notfall auf die Datenbank direkt zugreifen. Das erhöht die Sicherheit und das Tempo. Datawarehouse-Systeme bekommen bei Bedarf eine eigene Statistik-DB regelmäßig gefüllt.
  • Revisionssicher.
    Das System kennt keinen Löschbefehl. Es werden mit jeder Änderung nur neue Versionen erstellt oder das Dokument als unsichtbar gekennzeichnet.
  • Platzsparend.
    Neue Versionen brauchen immer nur die Differenz als zusätzlichen Speicherplatz.
  • Volltextindex über alle Texte, die im Klartext lesbar sind.
  • Vollständiger Lebenslauf eines Dokuments inklusive dem Ansehen durch User.
  • Objektorientierte Speicherung der Felder.
    Ein „Ableseauftrag“ hat andere Datenfelder, die gefüllt und gespeichert werden, als eine „Adressänderung“
  • Keine Lizenzen für SQL-Server notwendig. Die Clients greifen nur auf die ar:BOX zu.
  • SOAP-Schnittstellen
    • für das Anstoßen von ausgehenden Schreiben aus dem CRM-System
    • für Statusabfragen und Statistiken
    • für Recherchen
    • für das Hinzufügen neuer Dokument und neuer Dokumentversionen
    • Import aus Internetportalen
  • Automatische Importe von
    • Faxe (TIF, PDF) über Mail-Schnittstelle
    • Scans (TIF, PDF) aus Ordner, auch mit Indexdateien die bereits Metadaten liefern
    • Mails aus POP/IMAP Postfächern
    • Mails aus MAPI-Systemen (Exchange)
    • Bestehende Dokumente aus Ordnerstrukturen, wieder ggf. mit Index-Dateien, auch mit direkter User-Zuordnung.
  • Eigene OCR-Schnittstelle, die anhand von erkannten Stichwörtern Metadaten erkennt und automatische Zuordnungen von User, Queues und Dokuarten vornimmt. Der Admin kann die Erkennung durch Hinzufügen von Regeln verbessern.
  • Automatische Exporte/Ausgaben
    • Statistiken und Kennzahlen
    • Ausgabe für externes Archiv-System (SER, IXOS, etc.)
    • Automatische Ausgabe an zentrale Drucker
    • Zentraler Mailversand
    • Ausgabe offener Dokumente in die ToDo-Listen der angemeldeten User oder in Userneutrale Queues mit Eskalation nach der Wartezeit.

ar:BOX

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Üblicherweise arbeiten DMS-Systeme mit einer eigenen Datenbank und das Archivierungssystem ebenfalls. Diese Trennung bringt zwar in vielen Umgebungen Vorteile, erzeugt aber auch teilweise hohe Kosten, da die Lizenzen für einige SQL-Server recht kostspielig sind. Außerdem birgt ein völlig offenes Datenbanksystem auch gewisse Sicherheitsrisiken.

Da lag es nahe, den Bereich der Datenhaltung zusammen mit der Dokumentverarbeitung mit einem gemeinsamen Produkt abzudecken.

Die ar:BOX ist daher ein eigenständiges Archivsystem mit redundanter Abspeicherung der Dokumente.

Dabei wird für jede Veränderung eine neue Revision abgespeichert, was eine lückenlose Verfolgung aller Veränderungen erlaubt. Die Revisionsfunktion bezieht sich dabei auch auf alle Metadaten, die dem Dokument im Laufe der Bearbeitung hinzugefügt wurden.

Dabei verwendet die ar:BOX relativ wenig Hardware-Ressourcen, die derzeit leistungsfähigste OpenSource-Datenbank auf dem Markt und ist dennoch mehrfach redundant, revisionssicher und hoch skalierbar.

Kernstück ist ein Applikations-/Datenbank-Server, die ar:BOX selbst. Er ist autark, braucht keine SQL-Serverlizenzen mehr und vereint nun Datenbank und Server-Applikation auf einer Hardware.

Die ar:BOX als Grundlage ist nicht zwingend, es funktioniert auch die Anbindung an bestehende SQL-Server, allerdings sind dann einige der Funktionen nicht verfügbar.

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