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Schnittstellen

Die ganze Programmreihe baut auf SOAP-Schnittstellen auf. Diese sind universell einsetzbar und weit verbreitet. Somit lassen sich auch spezielle Schnittstellenwünsche mit überschaubarem Aufwand realisieren.

Ein direkter Datenbankzugriff ist nicht mehr möglich um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Eine DataWarehouse-Schnittstelle wird über eine zugängliche Statistik-Datenbank geschaffen, die täglich oder auch stündlich mit aktuellen Daten gefüllt wird. Diese kann auch auf einem bestehenden SQL-Server liegen.

Zusammenspiel

An einem Fallbeispiel soll die typische Arbeitsweise kurz beschrieben werden:

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  • Typischerweise werden ausgehende Schreiben nicht im Client direkt erstellt, sondern vom führenden CRM-System angestoßen.
  • Der User ist beispielsweise in der Abrechnungsmaske eines Kunden und muss eine Mahnung erstellen.
  • Er ruft die CRM-Schnittstelle zur ar:BOX auf, dass eine Mahnung erstellt werden soll.
  • Dadurch wird ein Schreiben von der Dokuart „Mahnung“ an diesen Mitarbeiter in ar:DOK geöffnet.
  • Es wurden eventuell bereits automatische Anlagen hinzugefügt (AGBs).
  • Der User kann weitere Anlagen hinzufügen.
  • Es werden bereits vom CRM übergebene Werte, wie Adresse, VKNr, Datum, Rechnungsbetrag, etc. automatisch eingetragen.
  • Die Textbausteine, die für den User und diese Dokuart vorgesehen sind, werden angeboten.
  • Nebenbei kann der User alle eingegangenen Schreiben (und Telefonate) zu diesem User einsehen.
  • Kann er es nicht fertigstellen, weil Informationen fehlen, stellt er es zur Wiedervorlage hinten an.
  • Soll jemand anders das Dokument fertigmachen, wird es weitergeleitet.
  • Ist das Schreiben fertig, entscheidet der User, ob das per Mail/Fax oder Brief rausgehen soll.
  • Entweder automatisch mit einer Quote oder manuell geht das Dokument zuvor zu einem Lektor, der Korrekturen anbringen kann.
  • Ist das Dokument freigegeben, geht es raus und wird archiviert.
  • Sucht man später nach diesem Dokument, kann man es in der Recherche finden, bearbeiten und Zusatzinformationen hinterlegen.
  • Eingehende Dokumente werden ebenfalls an User verteilt um sie zu kategorisieren, an andere Teams weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

ar:ZEIT

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Wer, wann, woran, wie lange gearbeitet hat, ist die Hauptaufgabe dieses Moduls ar:ZEIT.

Jeder User wird  manuell, halb-automatisch und automatisch mit Kostenstellen und Zeiten in Verbindung gebracht um später Kalkulationen und Abrechnungen durchführen zu können.
Die Daten hierfür kommen aus unterschiedlichsten Quellen.

ar:BOX

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Üblicherweise arbeiten DMS-Systeme mit einer eigenen Datenbank und das Archivierungssystem ebenfalls. Diese Trennung bringt zwar in vielen Umgebungen Vorteile, erzeugt aber auch teilweise hohe Kosten, da die Lizenzen für einige SQL-Server recht kostspielig sind. Außerdem birgt ein völlig offenes Datenbanksystem auch gewisse Sicherheitsrisiken.

Da lag es nahe, den Bereich der Datenhaltung zusammen mit der Dokumentverarbeitung mit einem gemeinsamen Produkt abzudecken.

Die ar:BOX ist daher ein eigenständiges Archivsystem mit redundanter Abspeicherung der Dokumente.

Dabei wird für jede Veränderung eine neue Revision abgespeichert, was eine lückenlose Verfolgung aller Veränderungen erlaubt. Die Revisionsfunktion bezieht sich dabei auch auf alle Metadaten, die dem Dokument im Laufe der Bearbeitung hinzugefügt wurden.

Dabei verwendet die ar:BOX relativ wenig Hardware-Ressourcen, die derzeit leistungsfähigste OpenSource-Datenbank auf dem Markt und ist dennoch mehrfach redundant, revisionssicher und hoch skalierbar.

Kernstück ist ein Applikations-/Datenbank-Server, die ar:BOX selbst. Er ist autark, braucht keine SQL-Serverlizenzen mehr und vereint nun Datenbank und Server-Applikation auf einer Hardware.

Die ar:BOX als Grundlage ist nicht zwingend, es funktioniert auch die Anbindung an bestehende SQL-Server, allerdings sind dann einige der Funktionen nicht verfügbar.

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