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ar:VIEW

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Dies ist der eingebaute Viewer mit dem ankommende Dokumente in Bildformaten oder PDF-Dokumente dargestellt werden.

ar:VIEW kann Anmerkungen und Stempel hinzufügen, hat eine mehrseitige ThumbNail-Ansicht für längere Dokumente und eine eingebaute Druckfunktion.

Folgende Formate werden sofort inline (im Bearbeitungsfenster des Clients angezeigt):

  • PDF – Dokumente
  • TIF-Dokumente (FaxG4 Format) schwarz/weiß oder Graustufen
  • TIF-Dokumente in Farbe vom Scanner
  • DOC, DOCX, RTF, TXT, HTML, MHT, EML (aus Textverarbeitung oder E-Mails)
  • Alle gängigen Bildformate wie JPG, PNG, BMP, etc. Bei Bedarf können andere Bildformate hinzugefügt werden.

Alle anderen Dateiformate können je nach Einstellung entweder verweigert werden (aus Sicherheitsgründen), oder mit dem am Client verknüpften Programm geöffnet (entspricht einem Doppelklick im Explorer) oder mit einem definierten anderen Programm geöffnet werden (z.B. PPT-Viewer).

Zusammenspiel

An einem Fallbeispiel soll die typische Arbeitsweise kurz beschrieben werden:

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  • Typischerweise werden ausgehende Schreiben nicht im Client direkt erstellt, sondern vom führenden CRM-System angestoßen.
  • Der User ist beispielsweise in der Abrechnungsmaske eines Kunden und muss eine Mahnung erstellen.
  • Er ruft die CRM-Schnittstelle zur ar:BOX auf, dass eine Mahnung erstellt werden soll.
  • Dadurch wird ein Schreiben von der Dokuart „Mahnung“ an diesen Mitarbeiter in ar:DOK geöffnet.
  • Es wurden eventuell bereits automatische Anlagen hinzugefügt (AGBs).
  • Der User kann weitere Anlagen hinzufügen.
  • Es werden bereits vom CRM übergebene Werte, wie Adresse, VKNr, Datum, Rechnungsbetrag, etc. automatisch eingetragen.
  • Die Textbausteine, die für den User und diese Dokuart vorgesehen sind, werden angeboten.
  • Nebenbei kann der User alle eingegangenen Schreiben (und Telefonate) zu diesem User einsehen.
  • Kann er es nicht fertigstellen, weil Informationen fehlen, stellt er es zur Wiedervorlage hinten an.
  • Soll jemand anders das Dokument fertigmachen, wird es weitergeleitet.
  • Ist das Schreiben fertig, entscheidet der User, ob das per Mail/Fax oder Brief rausgehen soll.
  • Entweder automatisch mit einer Quote oder manuell geht das Dokument zuvor zu einem Lektor, der Korrekturen anbringen kann.
  • Ist das Dokument freigegeben, geht es raus und wird archiviert.
  • Sucht man später nach diesem Dokument, kann man es in der Recherche finden, bearbeiten und Zusatzinformationen hinterlegen.
  • Eingehende Dokumente werden ebenfalls an User verteilt um sie zu kategorisieren, an andere Teams weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Aufgrund der sehr flexiblen Skalierbarkeit kann mit einer einfachen Hardware, wie sie auch im normalen Office-Umfeld eingesetzt wird, angefangen werden. Sowohl für Client als auch für Server.

Optimal für einen Arbeitsplatz wäre ein Windows-PC mit Intel i5 Prozessor, 8 GB RAM und zwei Monitoren für ein besseres Arbeiten mit mehreren Anwendungen.

Der gleiche PC ist als ar:BOX-Server für kleine Arbeitsgruppen bis etwa 20 User und etwa 500 000 Dokumente (vom Tempo her) ausreichend.

Der benötigte Speicherplatz hängt stark von den verwendeten Dokument-Formaten ab, ist aber derzeit im Schnitt mit 1 MB pro umfangreichen Dokument mit 10 Versionen als Anhaltspunkt anzugeben.

Ein guter Server für größere Arbeitsgruppen hat zwei oder mehr XEON oder i7-CPUs und 32 GB RAM. Genauere Empfehlungen können natürlich nach Nennung der Eckwerte erfolgen.

ar:BOX

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Üblicherweise arbeiten DMS-Systeme mit einer eigenen Datenbank und das Archivierungssystem ebenfalls. Diese Trennung bringt zwar in vielen Umgebungen Vorteile, erzeugt aber auch teilweise hohe Kosten, da die Lizenzen für einige SQL-Server recht kostspielig sind. Außerdem birgt ein völlig offenes Datenbanksystem auch gewisse Sicherheitsrisiken.

Da lag es nahe, den Bereich der Datenhaltung zusammen mit der Dokumentverarbeitung mit einem gemeinsamen Produkt abzudecken.

Die ar:BOX ist daher ein eigenständiges Archivsystem mit redundanter Abspeicherung der Dokumente.

Dabei wird für jede Veränderung eine neue Revision abgespeichert, was eine lückenlose Verfolgung aller Veränderungen erlaubt. Die Revisionsfunktion bezieht sich dabei auch auf alle Metadaten, die dem Dokument im Laufe der Bearbeitung hinzugefügt wurden.

Dabei verwendet die ar:BOX relativ wenig Hardware-Ressourcen, die derzeit leistungsfähigste OpenSource-Datenbank auf dem Markt und ist dennoch mehrfach redundant, revisionssicher und hoch skalierbar.

Kernstück ist ein Applikations-/Datenbank-Server, die ar:BOX selbst. Er ist autark, braucht keine SQL-Serverlizenzen mehr und vereint nun Datenbank und Server-Applikation auf einer Hardware.

Die ar:BOX als Grundlage ist nicht zwingend, es funktioniert auch die Anbindung an bestehende SQL-Server, allerdings sind dann einige der Funktionen nicht verfügbar.

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Funktionen

  • Anmeldung über die Windows-Anmeldung (Single-Login) oder eigene Anmeldung
  • Mandantenfähig. Ein User kann für mehrere Mandanten arbeiten
  • ToDoListe mit allen eigenen Dokumenten oder Dokumenten in zugeteilten Queues
  • Automatische Zuteilung einstellbar
  • Eigenes Textbausteinsystem, nach User, Vorlage, Dokumentenart filterbar
  • Eigenes zentrales Vorlagensystem mit Platzhaltern, Muss- und Kannfeldern und automatischen Anlagen (z.B. AGBs)
  • Je User oder Team eigene Signaturen
  • Direkter Druck auf lokalen Drucker oder über die zentrale Druckausgabe
  • Lektoren System (Vier-Augen-Prinzip) zur Qualitätssicherung
  • Weiterleitung an Teamleiter, andere User, Queues, je nach Berechtigungen einstellbar. Limit für die Anzahl der Weiterleitungen (Ping-Pong vermeiden)
  • Automatische Eskalation nach Wartezeit des Dokuments
  • Internes Rückfragesystem an andere User
  • Hinzufügen von Anhängen, Schlagworten, Metadaten
  • Wiedervorlage mit Erinnerung
  • Umfangreiche Berechtigungssteuerung durch die Administratoren oder Teamleiter
  • Manuelle Verteilung durch Teamleiter möglich
  • Der Editor ist nahezu identisch mit Microsoft Word ®
  • Die Menüzeilen zur Formatierung entweder als Ribbons (ähnlich Word2010 ®) oder in klassischer Menüführung
  • KontextMenüs (rechte Maustaste) für die wichtigsten Formate
  • Sofortige Erstellung von PDF-Dateien eingebaut
  • Schnittstellen zum Aufruf externer Programm mit Übergabe von MetaDaten (optional)

ar:DOK

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Einfach ausgedrückt ist ar:DOK das bessere Word. Klingt etwas provokant, aber nur auf den ersten Blick. Word ist ein richtiger Alleskönner und deckt das gesamte Spektrum zwischen Adressetiketten und Doktorarbeit ab. Vieles davon braucht man zur Erstellung von Geschäftsbriefen nicht, einiges fehlt aber auch…

DMS-System, die direkt mit Word zusammenarbeiten bekommen zunehmend Probleme, dass Word in mehreren Versionen eingesetzt wird und eventuell mit Makros und Add-Ins für die Verwendung durch ein anderes System gesperrt ist oder der Ablauf behindert wird.

Als logische Konsequenz wurde ein völlig neues Produkt entworfen, das einen eigenen leistungsfähigen Texteditor für die Erstellung von Word-Dokumenten mit sich bringt und die Kontrolle über die Schreiberstellung nicht mehr abgibt.  Dadurch gibt es keine Probleme mehr mit unterschiedlichen Word-Versionen und das Anwendungsspektrum wird erweitert. Da der gleiche Editor auch für die Mailerstellung verwendet wird, ist ein Unterschied zwischen Mail- oder Brief-Erstellung nicht mehr feststellbar.
Nach wie vor ist aber natürlich möglich, Schreiben in Word zu erstellen und in ar:DOK zu importieren.

Unter einer Oberfläche werden nun eingehende und ausgehende Dokumente

  • nur angesehen
  • neu erstellt
  • verändert, (es entsteht eine neue Version)
  • mit Metadaten ergänzt
  • externe Programme (SAP, etc.) mit Parametern (VKNummer, etc.) aufgerufen
  • mit Suchbegriffen ergänzt
  • zum Druck/Versand freigegeben
  • zu anderen Usern oder Queues weitergeleitet
  • zur Wiedervorlage hintenangestellt
  • zum Lektor zur Qualitätskontrolle weitergegeben
  • zur späteren Recherche archiviert.

 

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