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Zusammenspiel

An einem Fallbeispiel soll die typische Arbeitsweise kurz beschrieben werden:

ZusammenspielKomponenten_500

  • Typischerweise werden ausgehende Schreiben nicht im Client direkt erstellt, sondern vom führenden CRM-System angestoßen.
  • Der User ist beispielsweise in der Abrechnungsmaske eines Kunden und muss eine Mahnung erstellen.
  • Er ruft die CRM-Schnittstelle zur ar:BOX auf, dass eine Mahnung erstellt werden soll.
  • Dadurch wird ein Schreiben von der Dokuart „Mahnung“ an diesen Mitarbeiter in ar:DOK geöffnet.
  • Es wurden eventuell bereits automatische Anlagen hinzugefügt (AGBs).
  • Der User kann weitere Anlagen hinzufügen.
  • Es werden bereits vom CRM übergebene Werte, wie Adresse, VKNr, Datum, Rechnungsbetrag, etc. automatisch eingetragen.
  • Die Textbausteine, die für den User und diese Dokuart vorgesehen sind, werden angeboten.
  • Nebenbei kann der User alle eingegangenen Schreiben (und Telefonate) zu diesem User einsehen.
  • Kann er es nicht fertigstellen, weil Informationen fehlen, stellt er es zur Wiedervorlage hinten an.
  • Soll jemand anders das Dokument fertigmachen, wird es weitergeleitet.
  • Ist das Schreiben fertig, entscheidet der User, ob das per Mail/Fax oder Brief rausgehen soll.
  • Entweder automatisch mit einer Quote oder manuell geht das Dokument zuvor zu einem Lektor, der Korrekturen anbringen kann.
  • Ist das Dokument freigegeben, geht es raus und wird archiviert.
  • Sucht man später nach diesem Dokument, kann man es in der Recherche finden, bearbeiten und Zusatzinformationen hinterlegen.
  • Eingehende Dokumente werden ebenfalls an User verteilt um sie zu kategorisieren, an andere Teams weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

Funktionen

  • Extrem skalierbar, bei Bedarf werden einfach weitere Festplatten oder ggf. weitere Archiv-Server hinzugefügt. Sie fangen mit 10 Dokumenten an und merken auch bei 10 Millionen Dokumenten keinen nennenswerten Unterschied.
  • Geschlossenes Datenbank-System.
    Außer über Schnittstellen kann nur der Administrator im Notfall auf die Datenbank direkt zugreifen. Das erhöht die Sicherheit und das Tempo. Datawarehouse-Systeme bekommen bei Bedarf eine eigene Statistik-DB regelmäßig gefüllt.
  • Revisionssicher.
    Das System kennt keinen Löschbefehl. Es werden mit jeder Änderung nur neue Versionen erstellt oder das Dokument als unsichtbar gekennzeichnet.
  • Platzsparend.
    Neue Versionen brauchen immer nur die Differenz als zusätzlichen Speicherplatz.
  • Volltextindex über alle Texte, die im Klartext lesbar sind.
  • Vollständiger Lebenslauf eines Dokuments inklusive dem Ansehen durch User.
  • Objektorientierte Speicherung der Felder.
    Ein „Ableseauftrag“ hat andere Datenfelder, die gefüllt und gespeichert werden, als eine „Adressänderung“
  • Keine Lizenzen für SQL-Server notwendig. Die Clients greifen nur auf die ar:BOX zu.
  • SOAP-Schnittstellen
    • für das Anstoßen von ausgehenden Schreiben aus dem CRM-System
    • für Statusabfragen und Statistiken
    • für Recherchen
    • für das Hinzufügen neuer Dokument und neuer Dokumentversionen
    • Import aus Internetportalen
  • Automatische Importe von
    • Faxe (TIF, PDF) über Mail-Schnittstelle
    • Scans (TIF, PDF) aus Ordner, auch mit Indexdateien die bereits Metadaten liefern
    • Mails aus POP/IMAP Postfächern
    • Mails aus MAPI-Systemen (Exchange)
    • Bestehende Dokumente aus Ordnerstrukturen, wieder ggf. mit Index-Dateien, auch mit direkter User-Zuordnung.
  • Eigene OCR-Schnittstelle, die anhand von erkannten Stichwörtern Metadaten erkennt und automatische Zuordnungen von User, Queues und Dokuarten vornimmt. Der Admin kann die Erkennung durch Hinzufügen von Regeln verbessern.
  • Automatische Exporte/Ausgaben
    • Statistiken und Kennzahlen
    • Ausgabe für externes Archiv-System (SER, IXOS, etc.)
    • Automatische Ausgabe an zentrale Drucker
    • Zentraler Mailversand
    • Ausgabe offener Dokumente in die ToDo-Listen der angemeldeten User oder in Userneutrale Queues mit Eskalation nach der Wartezeit.