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ar:VIEW

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Dies ist der eingebaute Viewer mit dem ankommende Dokumente in Bildformaten oder PDF-Dokumente dargestellt werden.

ar:VIEW kann Anmerkungen und Stempel hinzufügen, hat eine mehrseitige ThumbNail-Ansicht für längere Dokumente und eine eingebaute Druckfunktion.

Folgende Formate werden sofort inline (im Bearbeitungsfenster des Clients angezeigt):

  • PDF – Dokumente
  • TIF-Dokumente (FaxG4 Format) schwarz/weiß oder Graustufen
  • TIF-Dokumente in Farbe vom Scanner
  • DOC, DOCX, RTF, TXT, HTML, MHT, EML (aus Textverarbeitung oder E-Mails)
  • Alle gängigen Bildformate wie JPG, PNG, BMP, etc. Bei Bedarf können andere Bildformate hinzugefügt werden.

Alle anderen Dateiformate können je nach Einstellung entweder verweigert werden (aus Sicherheitsgründen), oder mit dem am Client verknüpften Programm geöffnet (entspricht einem Doppelklick im Explorer) oder mit einem definierten anderen Programm geöffnet werden (z.B. PPT-Viewer).

ar:MAIL

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Integriert in den ar:DOK-Client ist ein eigener Mail-Editor ar:MAIL.
Dank der Verwendung des gleichen Editors kann sich der User erst zum Schluss entscheiden, ob das eine E-Mail oder ein Print-Dokument werden soll.
Der Mailversand erfolgt zentral über die ar:BOX oder über einen verfügbaren SMTP-Server.

Der erstellte formatierte Text wird über ar:MAIL zusätzlich in unformatierter Form abgelegt und in die Mail eingefügt, damit Mail Clients den Inhalt auch sehen können, wenn HTML-Mails nicht unterstützt werden.

Eingehende Mails werden mit zusätzlichen Metadaten angezeigt und die Anzeige der Mail selbst erfolgt über ar:VIEW.

Funktionen

  • Extrem skalierbar, bei Bedarf werden einfach weitere Festplatten oder ggf. weitere Archiv-Server hinzugefügt. Sie fangen mit 10 Dokumenten an und merken auch bei 10 Millionen Dokumenten keinen nennenswerten Unterschied.
  • Geschlossenes Datenbank-System.
    Außer über Schnittstellen kann nur der Administrator im Notfall auf die Datenbank direkt zugreifen. Das erhöht die Sicherheit und das Tempo. Datawarehouse-Systeme bekommen bei Bedarf eine eigene Statistik-DB regelmäßig gefüllt.
  • Revisionssicher.
    Das System kennt keinen Löschbefehl. Es werden mit jeder Änderung nur neue Versionen erstellt oder das Dokument als unsichtbar gekennzeichnet.
  • Platzsparend.
    Neue Versionen brauchen immer nur die Differenz als zusätzlichen Speicherplatz.
  • Volltextindex über alle Texte, die im Klartext lesbar sind.
  • Vollständiger Lebenslauf eines Dokuments inklusive dem Ansehen durch User.
  • Objektorientierte Speicherung der Felder.
    Ein „Ableseauftrag“ hat andere Datenfelder, die gefüllt und gespeichert werden, als eine „Adressänderung“
  • Keine Lizenzen für SQL-Server notwendig. Die Clients greifen nur auf die ar:BOX zu.
  • SOAP-Schnittstellen
    • für das Anstoßen von ausgehenden Schreiben aus dem CRM-System
    • für Statusabfragen und Statistiken
    • für Recherchen
    • für das Hinzufügen neuer Dokument und neuer Dokumentversionen
    • Import aus Internetportalen
  • Automatische Importe von
    • Faxe (TIF, PDF) über Mail-Schnittstelle
    • Scans (TIF, PDF) aus Ordner, auch mit Indexdateien die bereits Metadaten liefern
    • Mails aus POP/IMAP Postfächern
    • Mails aus MAPI-Systemen (Exchange)
    • Bestehende Dokumente aus Ordnerstrukturen, wieder ggf. mit Index-Dateien, auch mit direkter User-Zuordnung.
  • Eigene OCR-Schnittstelle, die anhand von erkannten Stichwörtern Metadaten erkennt und automatische Zuordnungen von User, Queues und Dokuarten vornimmt. Der Admin kann die Erkennung durch Hinzufügen von Regeln verbessern.
  • Automatische Exporte/Ausgaben
    • Statistiken und Kennzahlen
    • Ausgabe für externes Archiv-System (SER, IXOS, etc.)
    • Automatische Ausgabe an zentrale Drucker
    • Zentraler Mailversand
    • Ausgabe offener Dokumente in die ToDo-Listen der angemeldeten User oder in Userneutrale Queues mit Eskalation nach der Wartezeit.