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ar:MAIL

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Integriert in den ar:DOK-Client ist ein eigener Mail-Editor ar:MAIL.
Dank der Verwendung des gleichen Editors kann sich der User erst zum Schluss entscheiden, ob das eine E-Mail oder ein Print-Dokument werden soll.
Der Mailversand erfolgt zentral über die ar:BOX oder über einen verfügbaren SMTP-Server.

Der erstellte formatierte Text wird über ar:MAIL zusätzlich in unformatierter Form abgelegt und in die Mail eingefügt, damit Mail Clients den Inhalt auch sehen können, wenn HTML-Mails nicht unterstützt werden.

Eingehende Mails werden mit zusätzlichen Metadaten angezeigt und die Anzeige der Mail selbst erfolgt über ar:VIEW.

Funktionen

  • Anmeldung über die Windows-Anmeldung (Single-Login) oder eigene Anmeldung
  • Mandantenfähig. Ein User kann für mehrere Mandanten arbeiten
  • ToDoListe mit allen eigenen Dokumenten oder Dokumenten in zugeteilten Queues
  • Automatische Zuteilung einstellbar
  • Eigenes Textbausteinsystem, nach User, Vorlage, Dokumentenart filterbar
  • Eigenes zentrales Vorlagensystem mit Platzhaltern, Muss- und Kannfeldern und automatischen Anlagen (z.B. AGBs)
  • Je User oder Team eigene Signaturen
  • Direkter Druck auf lokalen Drucker oder über die zentrale Druckausgabe
  • Lektoren System (Vier-Augen-Prinzip) zur Qualitätssicherung
  • Weiterleitung an Teamleiter, andere User, Queues, je nach Berechtigungen einstellbar. Limit für die Anzahl der Weiterleitungen (Ping-Pong vermeiden)
  • Automatische Eskalation nach Wartezeit des Dokuments
  • Internes Rückfragesystem an andere User
  • Hinzufügen von Anhängen, Schlagworten, Metadaten
  • Wiedervorlage mit Erinnerung
  • Umfangreiche Berechtigungssteuerung durch die Administratoren oder Teamleiter
  • Manuelle Verteilung durch Teamleiter möglich
  • Der Editor ist nahezu identisch mit Microsoft Word ®
  • Die Menüzeilen zur Formatierung entweder als Ribbons (ähnlich Word2010 ®) oder in klassischer Menüführung
  • KontextMenüs (rechte Maustaste) für die wichtigsten Formate
  • Sofortige Erstellung von PDF-Dateien eingebaut
  • Schnittstellen zum Aufruf externer Programm mit Übergabe von MetaDaten (optional)

ar:DOK

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Einfach ausgedrückt ist ar:DOK das bessere Word. Klingt etwas provokant, aber nur auf den ersten Blick. Word ist ein richtiger Alleskönner und deckt das gesamte Spektrum zwischen Adressetiketten und Doktorarbeit ab. Vieles davon braucht man zur Erstellung von Geschäftsbriefen nicht, einiges fehlt aber auch…

DMS-System, die direkt mit Word zusammenarbeiten bekommen zunehmend Probleme, dass Word in mehreren Versionen eingesetzt wird und eventuell mit Makros und Add-Ins für die Verwendung durch ein anderes System gesperrt ist oder der Ablauf behindert wird.

Als logische Konsequenz wurde ein völlig neues Produkt entworfen, das einen eigenen leistungsfähigen Texteditor für die Erstellung von Word-Dokumenten mit sich bringt und die Kontrolle über die Schreiberstellung nicht mehr abgibt.  Dadurch gibt es keine Probleme mehr mit unterschiedlichen Word-Versionen und das Anwendungsspektrum wird erweitert. Da der gleiche Editor auch für die Mailerstellung verwendet wird, ist ein Unterschied zwischen Mail- oder Brief-Erstellung nicht mehr feststellbar.
Nach wie vor ist aber natürlich möglich, Schreiben in Word zu erstellen und in ar:DOK zu importieren.

Unter einer Oberfläche werden nun eingehende und ausgehende Dokumente

  • nur angesehen
  • neu erstellt
  • verändert, (es entsteht eine neue Version)
  • mit Metadaten ergänzt
  • externe Programme (SAP, etc.) mit Parametern (VKNummer, etc.) aufgerufen
  • mit Suchbegriffen ergänzt
  • zum Druck/Versand freigegeben
  • zu anderen Usern oder Queues weitergeleitet
  • zur Wiedervorlage hintenangestellt
  • zum Lektor zur Qualitätskontrolle weitergegeben
  • zur späteren Recherche archiviert.

 

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