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ar:VIEW

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Dies ist der eingebaute Viewer mit dem ankommende Dokumente in Bildformaten oder PDF-Dokumente dargestellt werden.

ar:VIEW kann Anmerkungen und Stempel hinzufügen, hat eine mehrseitige ThumbNail-Ansicht für längere Dokumente und eine eingebaute Druckfunktion.

Folgende Formate werden sofort inline (im Bearbeitungsfenster des Clients angezeigt):

  • PDF – Dokumente
  • TIF-Dokumente (FaxG4 Format) schwarz/weiß oder Graustufen
  • TIF-Dokumente in Farbe vom Scanner
  • DOC, DOCX, RTF, TXT, HTML, MHT, EML (aus Textverarbeitung oder E-Mails)
  • Alle gängigen Bildformate wie JPG, PNG, BMP, etc. Bei Bedarf können andere Bildformate hinzugefügt werden.

Alle anderen Dateiformate können je nach Einstellung entweder verweigert werden (aus Sicherheitsgründen), oder mit dem am Client verknüpften Programm geöffnet (entspricht einem Doppelklick im Explorer) oder mit einem definierten anderen Programm geöffnet werden (z.B. PPT-Viewer).

Funktionen

  • Extrem skalierbar, bei Bedarf werden einfach weitere Festplatten oder ggf. weitere Archiv-Server hinzugefügt. Sie fangen mit 10 Dokumenten an und merken auch bei 10 Millionen Dokumenten keinen nennenswerten Unterschied.
  • Geschlossenes Datenbank-System.
    Außer über Schnittstellen kann nur der Administrator im Notfall auf die Datenbank direkt zugreifen. Das erhöht die Sicherheit und das Tempo. Datawarehouse-Systeme bekommen bei Bedarf eine eigene Statistik-DB regelmäßig gefüllt.
  • Revisionssicher.
    Das System kennt keinen Löschbefehl. Es werden mit jeder Änderung nur neue Versionen erstellt oder das Dokument als unsichtbar gekennzeichnet.
  • Platzsparend.
    Neue Versionen brauchen immer nur die Differenz als zusätzlichen Speicherplatz.
  • Volltextindex über alle Texte, die im Klartext lesbar sind.
  • Vollständiger Lebenslauf eines Dokuments inklusive dem Ansehen durch User.
  • Objektorientierte Speicherung der Felder.
    Ein „Ableseauftrag“ hat andere Datenfelder, die gefüllt und gespeichert werden, als eine „Adressänderung“
  • Keine Lizenzen für SQL-Server notwendig. Die Clients greifen nur auf die ar:BOX zu.
  • SOAP-Schnittstellen
    • für das Anstoßen von ausgehenden Schreiben aus dem CRM-System
    • für Statusabfragen und Statistiken
    • für Recherchen
    • für das Hinzufügen neuer Dokument und neuer Dokumentversionen
    • Import aus Internetportalen
  • Automatische Importe von
    • Faxe (TIF, PDF) über Mail-Schnittstelle
    • Scans (TIF, PDF) aus Ordner, auch mit Indexdateien die bereits Metadaten liefern
    • Mails aus POP/IMAP Postfächern
    • Mails aus MAPI-Systemen (Exchange)
    • Bestehende Dokumente aus Ordnerstrukturen, wieder ggf. mit Index-Dateien, auch mit direkter User-Zuordnung.
  • Eigene OCR-Schnittstelle, die anhand von erkannten Stichwörtern Metadaten erkennt und automatische Zuordnungen von User, Queues und Dokuarten vornimmt. Der Admin kann die Erkennung durch Hinzufügen von Regeln verbessern.
  • Automatische Exporte/Ausgaben
    • Statistiken und Kennzahlen
    • Ausgabe für externes Archiv-System (SER, IXOS, etc.)
    • Automatische Ausgabe an zentrale Drucker
    • Zentraler Mailversand
    • Ausgabe offener Dokumente in die ToDo-Listen der angemeldeten User oder in Userneutrale Queues mit Eskalation nach der Wartezeit.

Funktionen

  • Anmeldung über die Windows-Anmeldung (Single-Login) oder eigene Anmeldung
  • Mandantenfähig. Ein User kann für mehrere Mandanten arbeiten
  • ToDoListe mit allen eigenen Dokumenten oder Dokumenten in zugeteilten Queues
  • Automatische Zuteilung einstellbar
  • Eigenes Textbausteinsystem, nach User, Vorlage, Dokumentenart filterbar
  • Eigenes zentrales Vorlagensystem mit Platzhaltern, Muss- und Kannfeldern und automatischen Anlagen (z.B. AGBs)
  • Je User oder Team eigene Signaturen
  • Direkter Druck auf lokalen Drucker oder über die zentrale Druckausgabe
  • Lektoren System (Vier-Augen-Prinzip) zur Qualitätssicherung
  • Weiterleitung an Teamleiter, andere User, Queues, je nach Berechtigungen einstellbar. Limit für die Anzahl der Weiterleitungen (Ping-Pong vermeiden)
  • Automatische Eskalation nach Wartezeit des Dokuments
  • Internes Rückfragesystem an andere User
  • Hinzufügen von Anhängen, Schlagworten, Metadaten
  • Wiedervorlage mit Erinnerung
  • Umfangreiche Berechtigungssteuerung durch die Administratoren oder Teamleiter
  • Manuelle Verteilung durch Teamleiter möglich
  • Der Editor ist nahezu identisch mit Microsoft Word ®
  • Die Menüzeilen zur Formatierung entweder als Ribbons (ähnlich Word2010 ®) oder in klassischer Menüführung
  • KontextMenüs (rechte Maustaste) für die wichtigsten Formate
  • Sofortige Erstellung von PDF-Dateien eingebaut
  • Schnittstellen zum Aufruf externer Programm mit Übergabe von MetaDaten (optional)