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Zusammenspiel

An einem Fallbeispiel soll die typische Arbeitsweise kurz beschrieben werden:

ZusammenspielKomponenten_500

  • Typischerweise werden ausgehende Schreiben nicht im Client direkt erstellt, sondern vom führenden CRM-System angestoßen.
  • Der User ist beispielsweise in der Abrechnungsmaske eines Kunden und muss eine Mahnung erstellen.
  • Er ruft die CRM-Schnittstelle zur ar:BOX auf, dass eine Mahnung erstellt werden soll.
  • Dadurch wird ein Schreiben von der Dokuart „Mahnung“ an diesen Mitarbeiter in ar:DOK geöffnet.
  • Es wurden eventuell bereits automatische Anlagen hinzugefügt (AGBs).
  • Der User kann weitere Anlagen hinzufügen.
  • Es werden bereits vom CRM übergebene Werte, wie Adresse, VKNr, Datum, Rechnungsbetrag, etc. automatisch eingetragen.
  • Die Textbausteine, die für den User und diese Dokuart vorgesehen sind, werden angeboten.
  • Nebenbei kann der User alle eingegangenen Schreiben (und Telefonate) zu diesem User einsehen.
  • Kann er es nicht fertigstellen, weil Informationen fehlen, stellt er es zur Wiedervorlage hinten an.
  • Soll jemand anders das Dokument fertigmachen, wird es weitergeleitet.
  • Ist das Schreiben fertig, entscheidet der User, ob das per Mail/Fax oder Brief rausgehen soll.
  • Entweder automatisch mit einer Quote oder manuell geht das Dokument zuvor zu einem Lektor, der Korrekturen anbringen kann.
  • Ist das Dokument freigegeben, geht es raus und wird archiviert.
  • Sucht man später nach diesem Dokument, kann man es in der Recherche finden, bearbeiten und Zusatzinformationen hinterlegen.
  • Eingehende Dokumente werden ebenfalls an User verteilt um sie zu kategorisieren, an andere Teams weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

Funktionen

  • Extrem skalierbar, bei Bedarf werden einfach weitere Festplatten oder ggf. weitere Archiv-Server hinzugefügt. Sie fangen mit 10 Dokumenten an und merken auch bei 10 Millionen Dokumenten keinen nennenswerten Unterschied.
  • Geschlossenes Datenbank-System.
    Außer über Schnittstellen kann nur der Administrator im Notfall auf die Datenbank direkt zugreifen. Das erhöht die Sicherheit und das Tempo. Datawarehouse-Systeme bekommen bei Bedarf eine eigene Statistik-DB regelmäßig gefüllt.
  • Revisionssicher.
    Das System kennt keinen Löschbefehl. Es werden mit jeder Änderung nur neue Versionen erstellt oder das Dokument als unsichtbar gekennzeichnet.
  • Platzsparend.
    Neue Versionen brauchen immer nur die Differenz als zusätzlichen Speicherplatz.
  • Volltextindex über alle Texte, die im Klartext lesbar sind.
  • Vollständiger Lebenslauf eines Dokuments inklusive dem Ansehen durch User.
  • Objektorientierte Speicherung der Felder.
    Ein „Ableseauftrag“ hat andere Datenfelder, die gefüllt und gespeichert werden, als eine „Adressänderung“
  • Keine Lizenzen für SQL-Server notwendig. Die Clients greifen nur auf die ar:BOX zu.
  • SOAP-Schnittstellen
    • für das Anstoßen von ausgehenden Schreiben aus dem CRM-System
    • für Statusabfragen und Statistiken
    • für Recherchen
    • für das Hinzufügen neuer Dokument und neuer Dokumentversionen
    • Import aus Internetportalen
  • Automatische Importe von
    • Faxe (TIF, PDF) über Mail-Schnittstelle
    • Scans (TIF, PDF) aus Ordner, auch mit Indexdateien die bereits Metadaten liefern
    • Mails aus POP/IMAP Postfächern
    • Mails aus MAPI-Systemen (Exchange)
    • Bestehende Dokumente aus Ordnerstrukturen, wieder ggf. mit Index-Dateien, auch mit direkter User-Zuordnung.
  • Eigene OCR-Schnittstelle, die anhand von erkannten Stichwörtern Metadaten erkennt und automatische Zuordnungen von User, Queues und Dokuarten vornimmt. Der Admin kann die Erkennung durch Hinzufügen von Regeln verbessern.
  • Automatische Exporte/Ausgaben
    • Statistiken und Kennzahlen
    • Ausgabe für externes Archiv-System (SER, IXOS, etc.)
    • Automatische Ausgabe an zentrale Drucker
    • Zentraler Mailversand
    • Ausgabe offener Dokumente in die ToDo-Listen der angemeldeten User oder in Userneutrale Queues mit Eskalation nach der Wartezeit.

ar:DOK

LOGO_arDOK_100

Einfach ausgedrückt ist ar:DOK das bessere Word. Klingt etwas provokant, aber nur auf den ersten Blick. Word ist ein richtiger Alleskönner und deckt das gesamte Spektrum zwischen Adressetiketten und Doktorarbeit ab. Vieles davon braucht man zur Erstellung von Geschäftsbriefen nicht, einiges fehlt aber auch…

DMS-System, die direkt mit Word zusammenarbeiten bekommen zunehmend Probleme, dass Word in mehreren Versionen eingesetzt wird und eventuell mit Makros und Add-Ins für die Verwendung durch ein anderes System gesperrt ist oder der Ablauf behindert wird.

Als logische Konsequenz wurde ein völlig neues Produkt entworfen, das einen eigenen leistungsfähigen Texteditor für die Erstellung von Word-Dokumenten mit sich bringt und die Kontrolle über die Schreiberstellung nicht mehr abgibt.  Dadurch gibt es keine Probleme mehr mit unterschiedlichen Word-Versionen und das Anwendungsspektrum wird erweitert. Da der gleiche Editor auch für die Mailerstellung verwendet wird, ist ein Unterschied zwischen Mail- oder Brief-Erstellung nicht mehr feststellbar.
Nach wie vor ist aber natürlich möglich, Schreiben in Word zu erstellen und in ar:DOK zu importieren.

Unter einer Oberfläche werden nun eingehende und ausgehende Dokumente

  • nur angesehen
  • neu erstellt
  • verändert, (es entsteht eine neue Version)
  • mit Metadaten ergänzt
  • externe Programme (SAP, etc.) mit Parametern (VKNummer, etc.) aufgerufen
  • mit Suchbegriffen ergänzt
  • zum Druck/Versand freigegeben
  • zu anderen Usern oder Queues weitergeleitet
  • zur Wiedervorlage hintenangestellt
  • zum Lektor zur Qualitätskontrolle weitergegeben
  • zur späteren Recherche archiviert.

 

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