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Schnittstellen

Die ganze Programmreihe baut auf SOAP-Schnittstellen auf. Diese sind universell einsetzbar und weit verbreitet. Somit lassen sich auch spezielle Schnittstellenwünsche mit überschaubarem Aufwand realisieren.

Ein direkter Datenbankzugriff ist nicht mehr möglich um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Eine DataWarehouse-Schnittstelle wird über eine zugängliche Statistik-Datenbank geschaffen, die täglich oder auch stündlich mit aktuellen Daten gefüllt wird. Diese kann auch auf einem bestehenden SQL-Server liegen.

Zusammenspiel

An einem Fallbeispiel soll die typische Arbeitsweise kurz beschrieben werden:

ZusammenspielKomponenten_500

  • Typischerweise werden ausgehende Schreiben nicht im Client direkt erstellt, sondern vom führenden CRM-System angestoßen.
  • Der User ist beispielsweise in der Abrechnungsmaske eines Kunden und muss eine Mahnung erstellen.
  • Er ruft die CRM-Schnittstelle zur ar:BOX auf, dass eine Mahnung erstellt werden soll.
  • Dadurch wird ein Schreiben von der Dokuart „Mahnung“ an diesen Mitarbeiter in ar:DOK geöffnet.
  • Es wurden eventuell bereits automatische Anlagen hinzugefügt (AGBs).
  • Der User kann weitere Anlagen hinzufügen.
  • Es werden bereits vom CRM übergebene Werte, wie Adresse, VKNr, Datum, Rechnungsbetrag, etc. automatisch eingetragen.
  • Die Textbausteine, die für den User und diese Dokuart vorgesehen sind, werden angeboten.
  • Nebenbei kann der User alle eingegangenen Schreiben (und Telefonate) zu diesem User einsehen.
  • Kann er es nicht fertigstellen, weil Informationen fehlen, stellt er es zur Wiedervorlage hinten an.
  • Soll jemand anders das Dokument fertigmachen, wird es weitergeleitet.
  • Ist das Schreiben fertig, entscheidet der User, ob das per Mail/Fax oder Brief rausgehen soll.
  • Entweder automatisch mit einer Quote oder manuell geht das Dokument zuvor zu einem Lektor, der Korrekturen anbringen kann.
  • Ist das Dokument freigegeben, geht es raus und wird archiviert.
  • Sucht man später nach diesem Dokument, kann man es in der Recherche finden, bearbeiten und Zusatzinformationen hinterlegen.
  • Eingehende Dokumente werden ebenfalls an User verteilt um sie zu kategorisieren, an andere Teams weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

Funktionen

  • Extrem skalierbar, bei Bedarf werden einfach weitere Festplatten oder ggf. weitere Archiv-Server hinzugefügt. Sie fangen mit 10 Dokumenten an und merken auch bei 10 Millionen Dokumenten keinen nennenswerten Unterschied.
  • Geschlossenes Datenbank-System.
    Außer über Schnittstellen kann nur der Administrator im Notfall auf die Datenbank direkt zugreifen. Das erhöht die Sicherheit und das Tempo. Datawarehouse-Systeme bekommen bei Bedarf eine eigene Statistik-DB regelmäßig gefüllt.
  • Revisionssicher.
    Das System kennt keinen Löschbefehl. Es werden mit jeder Änderung nur neue Versionen erstellt oder das Dokument als unsichtbar gekennzeichnet.
  • Platzsparend.
    Neue Versionen brauchen immer nur die Differenz als zusätzlichen Speicherplatz.
  • Volltextindex über alle Texte, die im Klartext lesbar sind.
  • Vollständiger Lebenslauf eines Dokuments inklusive dem Ansehen durch User.
  • Objektorientierte Speicherung der Felder.
    Ein „Ableseauftrag“ hat andere Datenfelder, die gefüllt und gespeichert werden, als eine „Adressänderung“
  • Keine Lizenzen für SQL-Server notwendig. Die Clients greifen nur auf die ar:BOX zu.
  • SOAP-Schnittstellen
    • für das Anstoßen von ausgehenden Schreiben aus dem CRM-System
    • für Statusabfragen und Statistiken
    • für Recherchen
    • für das Hinzufügen neuer Dokument und neuer Dokumentversionen
    • Import aus Internetportalen
  • Automatische Importe von
    • Faxe (TIF, PDF) über Mail-Schnittstelle
    • Scans (TIF, PDF) aus Ordner, auch mit Indexdateien die bereits Metadaten liefern
    • Mails aus POP/IMAP Postfächern
    • Mails aus MAPI-Systemen (Exchange)
    • Bestehende Dokumente aus Ordnerstrukturen, wieder ggf. mit Index-Dateien, auch mit direkter User-Zuordnung.
  • Eigene OCR-Schnittstelle, die anhand von erkannten Stichwörtern Metadaten erkennt und automatische Zuordnungen von User, Queues und Dokuarten vornimmt. Der Admin kann die Erkennung durch Hinzufügen von Regeln verbessern.
  • Automatische Exporte/Ausgaben
    • Statistiken und Kennzahlen
    • Ausgabe für externes Archiv-System (SER, IXOS, etc.)
    • Automatische Ausgabe an zentrale Drucker
    • Zentraler Mailversand
    • Ausgabe offener Dokumente in die ToDo-Listen der angemeldeten User oder in Userneutrale Queues mit Eskalation nach der Wartezeit.

Funktionen

  • Anmeldung über die Windows-Anmeldung (Single-Login) oder eigene Anmeldung
  • Mandantenfähig. Ein User kann für mehrere Mandanten arbeiten
  • ToDoListe mit allen eigenen Dokumenten oder Dokumenten in zugeteilten Queues
  • Automatische Zuteilung einstellbar
  • Eigenes Textbausteinsystem, nach User, Vorlage, Dokumentenart filterbar
  • Eigenes zentrales Vorlagensystem mit Platzhaltern, Muss- und Kannfeldern und automatischen Anlagen (z.B. AGBs)
  • Je User oder Team eigene Signaturen
  • Direkter Druck auf lokalen Drucker oder über die zentrale Druckausgabe
  • Lektoren System (Vier-Augen-Prinzip) zur Qualitätssicherung
  • Weiterleitung an Teamleiter, andere User, Queues, je nach Berechtigungen einstellbar. Limit für die Anzahl der Weiterleitungen (Ping-Pong vermeiden)
  • Automatische Eskalation nach Wartezeit des Dokuments
  • Internes Rückfragesystem an andere User
  • Hinzufügen von Anhängen, Schlagworten, Metadaten
  • Wiedervorlage mit Erinnerung
  • Umfangreiche Berechtigungssteuerung durch die Administratoren oder Teamleiter
  • Manuelle Verteilung durch Teamleiter möglich
  • Der Editor ist nahezu identisch mit Microsoft Word ®
  • Die Menüzeilen zur Formatierung entweder als Ribbons (ähnlich Word2010 ®) oder in klassischer Menüführung
  • KontextMenüs (rechte Maustaste) für die wichtigsten Formate
  • Sofortige Erstellung von PDF-Dateien eingebaut
  • Schnittstellen zum Aufruf externer Programm mit Übergabe von MetaDaten (optional)