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Zusammenspiel

An einem Fallbeispiel soll die typische Arbeitsweise kurz beschrieben werden:

ZusammenspielKomponenten_500

  • Typischerweise werden ausgehende Schreiben nicht im Client direkt erstellt, sondern vom führenden CRM-System angestoßen.
  • Der User ist beispielsweise in der Abrechnungsmaske eines Kunden und muss eine Mahnung erstellen.
  • Er ruft die CRM-Schnittstelle zur ar:BOX auf, dass eine Mahnung erstellt werden soll.
  • Dadurch wird ein Schreiben von der Dokuart „Mahnung“ an diesen Mitarbeiter in ar:DOK geöffnet.
  • Es wurden eventuell bereits automatische Anlagen hinzugefügt (AGBs).
  • Der User kann weitere Anlagen hinzufügen.
  • Es werden bereits vom CRM übergebene Werte, wie Adresse, VKNr, Datum, Rechnungsbetrag, etc. automatisch eingetragen.
  • Die Textbausteine, die für den User und diese Dokuart vorgesehen sind, werden angeboten.
  • Nebenbei kann der User alle eingegangenen Schreiben (und Telefonate) zu diesem User einsehen.
  • Kann er es nicht fertigstellen, weil Informationen fehlen, stellt er es zur Wiedervorlage hinten an.
  • Soll jemand anders das Dokument fertigmachen, wird es weitergeleitet.
  • Ist das Schreiben fertig, entscheidet der User, ob das per Mail/Fax oder Brief rausgehen soll.
  • Entweder automatisch mit einer Quote oder manuell geht das Dokument zuvor zu einem Lektor, der Korrekturen anbringen kann.
  • Ist das Dokument freigegeben, geht es raus und wird archiviert.
  • Sucht man später nach diesem Dokument, kann man es in der Recherche finden, bearbeiten und Zusatzinformationen hinterlegen.
  • Eingehende Dokumente werden ebenfalls an User verteilt um sie zu kategorisieren, an andere Teams weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

Funktionen

  • Beliebig viele Arbeitszustände (Pause, Nachbereitung, Schulung, etc.)
  • Beliebig viele Kostenstellen
  • Mandantenfähig
  • Manueller Statuswechsel in Windows-Frontend
  • Manueller Statuswechsel im Web-Frontend (optional)
  • Hardwaremäßige Grob-Zeiterfassung durch Kartenleser (RFID-Chip)
  • Automatische Triggerung durch Telefonanlage (optional)
  • Automatische Schaltung des Bearbeitungszustandes (Reservierung für Telefonie, Schrift, etc.)
  • Statistische Datenerfassung zu Bearbeitungszeiten und Standzeiten von Dokumenten.