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Zusammenspiel

An einem Fallbeispiel soll die typische Arbeitsweise kurz beschrieben werden:

ZusammenspielKomponenten_500

  • Typischerweise werden ausgehende Schreiben nicht im Client direkt erstellt, sondern vom führenden CRM-System angestoßen.
  • Der User ist beispielsweise in der Abrechnungsmaske eines Kunden und muss eine Mahnung erstellen.
  • Er ruft die CRM-Schnittstelle zur ar:BOX auf, dass eine Mahnung erstellt werden soll.
  • Dadurch wird ein Schreiben von der Dokuart „Mahnung“ an diesen Mitarbeiter in ar:DOK geöffnet.
  • Es wurden eventuell bereits automatische Anlagen hinzugefügt (AGBs).
  • Der User kann weitere Anlagen hinzufügen.
  • Es werden bereits vom CRM übergebene Werte, wie Adresse, VKNr, Datum, Rechnungsbetrag, etc. automatisch eingetragen.
  • Die Textbausteine, die für den User und diese Dokuart vorgesehen sind, werden angeboten.
  • Nebenbei kann der User alle eingegangenen Schreiben (und Telefonate) zu diesem User einsehen.
  • Kann er es nicht fertigstellen, weil Informationen fehlen, stellt er es zur Wiedervorlage hinten an.
  • Soll jemand anders das Dokument fertigmachen, wird es weitergeleitet.
  • Ist das Schreiben fertig, entscheidet der User, ob das per Mail/Fax oder Brief rausgehen soll.
  • Entweder automatisch mit einer Quote oder manuell geht das Dokument zuvor zu einem Lektor, der Korrekturen anbringen kann.
  • Ist das Dokument freigegeben, geht es raus und wird archiviert.
  • Sucht man später nach diesem Dokument, kann man es in der Recherche finden, bearbeiten und Zusatzinformationen hinterlegen.
  • Eingehende Dokumente werden ebenfalls an User verteilt um sie zu kategorisieren, an andere Teams weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

Funktionen

  • Anmeldung über die Windows-Anmeldung (Single-Login) oder eigene Anmeldung
  • Mandantenfähig. Ein User kann für mehrere Mandanten arbeiten
  • ToDoListe mit allen eigenen Dokumenten oder Dokumenten in zugeteilten Queues
  • Automatische Zuteilung einstellbar
  • Eigenes Textbausteinsystem, nach User, Vorlage, Dokumentenart filterbar
  • Eigenes zentrales Vorlagensystem mit Platzhaltern, Muss- und Kannfeldern und automatischen Anlagen (z.B. AGBs)
  • Je User oder Team eigene Signaturen
  • Direkter Druck auf lokalen Drucker oder über die zentrale Druckausgabe
  • Lektoren System (Vier-Augen-Prinzip) zur Qualitätssicherung
  • Weiterleitung an Teamleiter, andere User, Queues, je nach Berechtigungen einstellbar. Limit für die Anzahl der Weiterleitungen (Ping-Pong vermeiden)
  • Automatische Eskalation nach Wartezeit des Dokuments
  • Internes Rückfragesystem an andere User
  • Hinzufügen von Anhängen, Schlagworten, Metadaten
  • Wiedervorlage mit Erinnerung
  • Umfangreiche Berechtigungssteuerung durch die Administratoren oder Teamleiter
  • Manuelle Verteilung durch Teamleiter möglich
  • Der Editor ist nahezu identisch mit Microsoft Word ®
  • Die Menüzeilen zur Formatierung entweder als Ribbons (ähnlich Word2010 ®) oder in klassischer Menüführung
  • KontextMenüs (rechte Maustaste) für die wichtigsten Formate
  • Sofortige Erstellung von PDF-Dateien eingebaut
  • Schnittstellen zum Aufruf externer Programm mit Übergabe von MetaDaten (optional)